Faktury, rachunki, paragony – sposobów dokumentacji rozliczeń jest wiele. Dzisiaj mamy mnóstwo dopuszczalnych form ich wystawiania – papierowo i elektronicznie. Jednak system, mimo wielu prób, nadal nie jest odporny na nadużycia. Pomysłem na jego uszczelnienie ma być KSeF czyli Krajowy System elektronicznych Faktur, o którym mówi się coraz więcej w związku ze zbliżającym się terminem wejścia w życie nowych przepisów. Era KseF nadchodzi nieubłaganie – czy jest się czego bać?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to już istniejąca platforma teleinformatyczna, która będzie umożliwiała wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur tzw. ustrukturyzowanych. KSeF będzie oznaczał dokumenty numerem identyfikującym oraz weryfikował poprawność faktur z konkretnym wzorem. Przepisy, które mają dokończyć regulacje, czekają na podpis Prezydenta lub, w przypadku rozporządzeń wykonawczych nadal są na etapie uzgodnień. Oznacza to, że firmy zajmujące się produkcją oprogramowania i podatnicy nadal nie mają jasności co do przyszłego stanu prawnego Choć system działa już od ponad roku, w tej chwili korzystanie z niego jest dobrowolne.
To się jednak zmieni. Prędzej czy później każda osoba, która prowadzi działalność gospodarczą w Polsce, będzie musiała stosować fakturowanie elektroniczne – również osoby na jednoosobowej działalności gospodarczej.

Wnioskując po panice w mediach, ten nowy system trochę nas przeraża – stwierdza Eryk Skłodowski, doradca biznesowy i finansowy z Kancelarii Skłodowscy. Boimy się, bo nie wiemy jak to będzie. Już widzimy zakłócenia i piętrzące się przeszkody. Nie czujemy się gotowi na nowości, nie mamy czasu na przygotowania. Boimy się tym bardziej po informacji z ostatnich tygodni o odrzuceniu nowelizacji przepisów w sprawie KSeF przez Senat, który swoja decyzję uzasadnił faktem, że ustawa jest niedopracowana i podkreślił, że nie we wszystkich obszarach kraju przedsiębiorcy mają dostęp do dobrze działających sieci, a firmy mogą borykać się z zakłóceniami i awariami. Podczas posiedzenia komisji pojawiły się też wątpliwości dotyczące nakładania kar na podatników.

No i co teraz? Sejm już odrzucił uchwałę Senatu, więc przepisy i terminy pozostaną w mocy. Jeżeli nie zdarzy się nic niezwykłego, od 1 lipca 2024 roku będziemy w zupełnie nowej rzeczywistości Czas zatem przestać się bać, wziąć sprawy w swoje ręce i po prostu przygotować się na erę KSeF – apeluje ekspert z Kancelarii Skłodowscy. Warto popatrzeć na KSeF jako na coś, co ma nam ułatwić, a nie utrudnić życie. W końcu Krajowy System Elektronicznych Faktur ma wyeliminować błędy w rozliczeniach, oszczędzać czas przedsiębiorców i zwalczać oszustwa finansowe. Narzędzie ma być stosowane w celu ułatwienia wymiany faktur między podmiotami gospodarczymi. Wśród innych korzyści, jakie się wymienia w kontekście KSeF, znajdują się też: automatyzacja, uporządkowaniedokumentacji i wreszcie ochrona środowiska.

Zdaniem Eryka Skłodowskiego z Kancelarii Skłodowscy – dla przedsiębiorcy, który korzysta z usług biur rachunkowych, procedura rozliczeniowa nawet się uprości. W KSeF przewidziana jest możliwość wskazania podmiotu uprawnionego do wystawiania faktur np. biura rachunkowego.

W takim przypadku pracownicy tego biura będą wystawiać faktury podatnika w jego imieniu. Pewne obawy mają natomiast księgowi, którzy od lat zmagają się z niejasnymi przepisami oraz problemami związanymi z obsługą systemów księgowych. Nic dziwnego, że kolejna rewolucja na horyzoncie niektórych po prostu przeraża. Jak wynika z tegorocznego raportu Unifiedpost Group “KSeF. Fakty.

Obawy Wątpliwości”, ponad 55 proc. księgowych wierzy jednak, że nowy system może przyspieszyć i zautomatyzować obsługę faktur. Jednocześnie aż 40 proc. badanych boi się, że KSeF nie będzie funkcjonował prawidłowo, a 26 proc. obawia się trudności w dostosowaniu obecnie wykorzystywanych programów księgowych do współpracy z państwowym systemem faktur elektronicznych. Jest na to jedna rada: ćwiczenie, praktyka – przekonuje Eryk Skłodowski.
Nowości można oswoić tylko w jeden sposób – podejść do nich z otwartością i z odpowiednim wyprzedzeniem. Warto też korzystać z podpowiedzi, które już szykują eksperci. Cel jest taki, że ma być łatwiej. I będzie – pod warunkiem, że nie zostawimy sprawy na ostatnią chwilę.

Teraz jest właśnie czas przygotowania się do KSeF i jest to zadanie dla specjalistów, którzy mają zachęcać księgowych i przedsiębiorców do podejmowania prób korzystania z systemu, pokazywać, jak to robić oraz uświadamiać z jakich rozwiązań i ułatwień warto skorzystać. Doradcy szkolą w kwestiach obsługi merytorycznej, a eksperci IT przybliżają zagadnienia techniczne – potrzebne jest jedno i drugie. My na naszych szkoleniach zaczynamy od najprostszych rzeczy, takich jak np. wystawianie faktur sprzedaży – nie w Excelu, nie na kartce, tylko w Portalu Klienta, z poprawną numeracją i prawie automatycznym księgowaniem przez księgowego – wyjaśnia Eryk Skłodowski.
Ten mały kroczek rozpoczyna przygodę przedsiębiorcy z Portalem Klienta, który zapewnia obsługę KSeF. Warto też wiedzieć, że Resort Finansów przewidział sytuację, w której wystawianie fakturw KSeF stanie się niemożliwe np. z powodu awarii lub aktualizacji samego systemu. Jeśli księgowy zostanie pozbawiony dostępu do KSeF z przyczyn od siebie niezależnych, będzie mógł wystawić fakturę offline w postaci papierowej i połączyć ją przy pomocy kodu QR z zapisem w bazie KSeF. Przepisy wprowadzą również obowiązek podawania w opisie przelewu numeru nadawanego przez KSeF.

Nie taki więc diabeł straszny… o ile odpowiednio się przygotujemy – podsumowuje Eryk Skłodowski. KSeF na pewno uporządkuje dokumentację co znacznie ułatwi życie zarówno Urzędom Skarbowym, jak i samym przedsiębiorcom. To dobra wiadomość, bo z naszego wieloletniego doświadczenia wynika,że porządek w dokumentacji jest ważny przy zarządzaniu jednostkami gospodarczymi.